Politique de confidentialité

1. Introduction et engagement

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Agence Web MédIA (ci-après « l'Agence », « nous » ou « notre ») collecte, utilise, conserve, communique et protège les renseignements personnels des individus (ci-après « vous » ou « votre ») dans le cadre de ses activités.

Nous nous conformons à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (2021, chapitre 25 — communément appelée « Loi 25 »), ainsi qu'à toute loi fédérale applicable, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels au sein de notre organisation :

Cette personne veille au respect de la loi, traite les demandes d'accès, de rectification et de plaintes, et agit à titre d'interlocuteur auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).

3. Renseignements personnels collectés

Nous pouvons collecter les renseignements personnels suivants, selon le contexte de nos interactions :

• Nom et prénom
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Nom de l'entreprise et poste occupé
• Adresse postale ou de livraison
• Informations relatives à la navigation sur notre site (adresse IP, type de navigateur, pages visitées, durée des visites)
• Données de témoins (cookies) et technologies similaires
• Toute autre information que vous nous fournissez volontairement via nos formulaires ou communications

4. Finalités de la collecte

Vos renseignements personnels sont collectés et utilisés uniquement pour les finalités suivantes :

• Répondre à vos demandes de renseignements et de soumissions
• Fournir nos services de conception web, SEO, gestion de profils Google et publicité numérique
• Communiquer avec vous dans le cadre de la prestation de nos services
• Envoyer des communications marketing (avec votre consentement explicite)
• Améliorer notre site web, nos services et l'expérience utilisateur
• Produire des statistiques d'utilisation anonymisées
• Respecter nos obligations légales et réglementaires
• Protéger nos droits légaux et ceux de nos clients

5. Consentement

Conformément à la Loi 25, nous obtenons votre consentement avant de collecter, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Ce consentement doit être :

• Manifeste — donné de façon claire et explicite
• Libre — sans pression ni contrainte
• Éclairé — vous êtes informé(e) des finalités de la collecte
• Spécifique — pour chaque finalité distincte
• Limité dans le temps — pour la durée nécessaire à la réalisation de la finalité

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant. Le retrait du consentement ne compromet pas la légalité du traitement effectué avant le retrait.

6. Conservation des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à l'accomplissement des finalités pour lesquelles ils ont été collectés, ou tel que requis par la loi.

• Données de formulaire de contact : 24 mois après le dernier échange
• Données clients actifs : durée de la relation d'affaires plus 3 ans
• Données de navigation (cookies) : selon la durée indiquée dans la section Témoins
• Données d'infolettre : jusqu'au désabonnement
• Documents fiscaux et comptables : 7 ans (obligation légale)

À l'expiration de la période de conservation, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés de manière irréversible.

7. Communication à des tiers

Vos renseignements personnels ne sont jamais vendus. Nous pouvons toutefois les communiquer à des tiers dans les situations suivantes :

• Fournisseurs de services essentiels (hébergement web, outils d'analyse, service courriel) — uniquement dans la mesure nécessaire et avec des ententes de confidentialité
• Obligations légales — si la loi, une ordonnance d'un tribunal ou une autorité compétente l'exige
• Protection des droits — pour protéger nos droits légaux, notre sécurité ou celle de nos clients
• Avec votre consentement — dans toute autre situation, avec votre autorisation explicite

8. Témoins (cookies) et technologies de suivi

Notre site web utilise des témoins (cookies) et des technologies similaires pour améliorer votre expérience de navigation. Voici les types de témoins utilisés :

Vous pouvez gérer vos préférences de témoins à tout moment via les paramètres de votre navigateur. Le refus des témoins non essentiels n'affecte pas le fonctionnement de base du site.

9. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos renseignements personnels, incluant :

• Chiffrement SSL/TLS pour toutes les communications sur notre site web
• Accès restreint aux renseignements personnels (personnel autorisé uniquement)
• Hébergement sur des serveurs sécurisés au Canada
• Sauvegardes régulières et chiffrées
• Formation de notre personnel sur la protection des renseignements personnels
• Politique interne de gestion des accès et des mots de passe
• Audits de sécurité périodiques

10. Vos droits en vertu de la Loi 25

En tant que résident du Québec, vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels :

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous traiterons votre demande dans un délai maximal de 30 jours suivant sa réception, conformément à la loi.

11. Incident de confidentialité

Conformément à la Loi 25, en cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, nous nous engageons à :

• Prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et prévenir la survenance de nouveaux incidents
• Aviser la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) avec diligence
• Aviser les personnes concernées si l'incident présente un risque de préjudice sérieux
• Tenir un registre des incidents de confidentialité

12. Processus de plainte

Si vous estimez que vos renseignements personnels n'ont pas été traités conformément à la loi ou à la présente politique, vous pouvez :

• Déposer une plainte écrite auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels à confidentialite@agencewebmedia.ca
• Nous traiterons votre plainte dans un délai de 30 jours
• Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez soumettre une plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : www.cai.gouv.qc.ca

13. Modifications à la politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. Toute modification sera publiée sur cette page avec la date de mise à jour. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par un avis visible sur notre site web ou par courriel si vous êtes un client actif.

14. Nous contacter

Pour toute question relative à cette politique, à vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec nous :